新卒でも中途採用でも不採用となる人は出てしまいます。
本当は採用したいのだけど人員配置上やむを得ない場合や、求める人物像に合わない場合など様々ですね。
採用担当者として心配になるのが、不採用通知でトラブルになってしまわないか？です。
失礼にならないように通知するにはどうしたらいいのか、通知方法は対面？手紙？それともメール？
使いやすい例文やテンプレートはないのか？
こんな不採用通知にまつわる悩みや心配事を、10年以上採用を担当し毎年900人以上に不採用通知を送っている
社会保険労務士資格を持つ大手企業のが現役人事部管理職が解説します。
不採用通知の連絡方法は対面か手紙の郵送が基本
不採用は文書で通知するのが基本です。
文書を対面で直接手渡したり送付するのですがどうしても気後れしてしまいます。
ほとんどの場合が相手の期待に沿えない結果をお知らせするからです。
「不採用」という結果が明確に伝わらないと、不採用だったにもかかわらず相手が入社できると誤解してしまい、元の職場を辞めてしまったり、新卒採用で他社の内定を辞退してしまうなどのケースがあります。
私はこれまで、対面、電話、手紙、メール、LINE、様々な方法で不採用を通知してきていますが、幸いにもこうした誤解はありませんでしたが、不採用の連絡は細心の注意を払ってきました。
また、結果はきちんと伝わってもできるだけ相手の心証を害さないようにしなければなりません。
相手にできるだけ悪い印象を与えないよう、失礼にならない通知方法は状況により様々です。
共通しているのは「相手との関係性に配慮」し「簡潔で明確な言葉」で「相手への気遣い」を忘れず「迅速に伝える」ことです。
不採用通知のポイント①相手との関係性に配慮
不採用を通知する相手と何度も会っている、ある程度気脈が通じているなど個人と個人の関係性が深い場合は、対面や不採用通知の郵送が望ましいです。
これまでの採用プロセスでの連絡手段がメールやLINEなどであればそのままでも構いません。
人間関係が深くないのに、対面で結果を知らされたり、これまでメールやLINEでコミュニケーションをとっていたのに、不採用の結果だけ文書が郵送されてきても当惑してしまいます。
関係性を考えて通知方法を考えましょう。
期待に沿えない結果だけに
相手に誠意が通じることが大切です
不採用通知のポイント②簡潔で明確な言葉
「採用を見送らせていただきます」「採用を見合わせていただきます」と明確に伝えます。
その際「不採用」という言葉を使うのは避けましょう。
上から目線で失礼な印象を与えてしまいます。
新卒採用などの若年層の採用では「ご縁がなかった」や「期待に添いかねる結果となりました」などこれまで慣例的に使われていた言葉は通じない可能性があります。
表現はきついかもしれませんが
トラブルを回避するのが重要です
不採用通知のポイント③相手への気遣い
最も重要なのが相手への気遣いです。
直接伝えるなら、いつどこで、どのような手段が相手にとって都合がいいのか、相手の都合や状況を想像して結果を伝えます。
相手が尊重されていると感じてくれればトラブルは避けられますよ
不採用通知のポイント④迅速に通知
結果が出たらすぐに通知です。
選考段階で結果通知日を知らせておいて、その日の営業時間内に伝えるのが大切です。
不採用通知の書き方 基本テンプレート
不採用通知の基本テンプレートです。
これまで数々の不採用通知の文章を書いてきましたが、現段階では以下の構成が良いと考えています。
１.時候の挨拶（特別丁寧に伝えたい場合、省略も可能）
２.応募してくれたことへの感謝
３.不採用の旨を伝える
４.謝辞を述べる
５.応募書類の取り扱いについて
６.ご活躍、ご健勝をお祈りする
不採用通知の例文 書類選考段階
〇〇様
【時候の挨拶】
この度は、弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
〇〇様について、慎重に書類選考を重ねた結果、誠に残念ながら今回については採用を見送りさせていただくことになりました。
ご期待に沿えない結果となりましたが、ご諒解くださいますようお願い申し上げます。
なお、お預かりしました応募書類につきましては[郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。/弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。]
多くの企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。
〇〇様の採用活動において、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
お問い合わせ先：株式会社〇〇〇〇
人事部 （採用担当者名）
TEL：（採用担当者の電話番号）
不採用通知の例文 面接段階
〇〇様
先日はお忙しい中、面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様について、慎重に選考を重ねた結果、誠に残念ながら今回については採用を見合わせていただくこととなりました。
今回の選考では多数の応募があり、弊社としても難しい判断となりましたが
ご諒解くださいますようお願い申し上げます。
なお、お預かりしました応募書類につきましては[郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。/弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。]
多くの企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。
〇〇様の、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
お問い合わせ先：株式会社〇〇〇〇
人事部 （採用担当者名）
TEL：（採用担当者の電話番号）
不採用通知の例文 最終面接段階
〇〇様
この度は、多数の企業の中から弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
また先日はお忙しい中、最終面接にお越しいただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。
厳正なる審査の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせていただくことになりました。
ご希望にそえない結果となり大変恐縮ですが、ご諒解くださいますようお願い申し上げます。
なお、お預かりしました応募書類につきましては[郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。/弊社で責任をもって破棄いたしますことをご了承ください。]
人事部一同、〇〇様の今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
この度は、誠にありがとうございました。
お問い合わせ先：株式会社〇〇〇〇
人事部 （採用担当者名）
TEL：（採用担当者の電話番号）
不採用理由には触れないほうが無難です
不採用通知の例文 メールへの応用
メールで不採用通知を送る場合は、上記例文に件名を加えます。
件名 【＠＠会社】（書類選考）結果のご連絡
※（）は選考のフェイズに合わせて書き換えてください。
失礼にならない不採用通知の連絡方法 まとめ
１ 不採用通知は誤解がないよう明確で簡潔な言葉で
２ 相手への気遣いと配慮がポイント
３ 基本は文書での通知
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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