就活の留守電設定、例文と折り返し電話が不要な場合

就活中にかかってきた電話には出られない場合が多々あります。

企業からの連絡が受けられなかった場合は大きなチャンスを失うことにもなりますので、留守電設定は不可欠です。

しかし留守電設定にする場合でも、留守電に切り替わる設定時間はどれくらいで、どのような文面にするといいのか、さらに留守電にメッセージが残っていても折り返しが必要な場合と不要な場合があります。

この記事では就活で必須ともいえる留守電について設定のしかたや折り返しのかけ方など、１0年以上採用を担当し毎年多くの就活生に留守電メッセージを残している社会保険労務士資格を持つ大手企業の現役人事部管理職が、好印象が残る留守電のやりとりをわかりやすく解説します。

設定していない就活生へ留守電はなぜ必要なのか？

留守電設定を使わずに着信履歴があればかけなおす、という対応をしている方も多いと思います。

「着信をみてかけなおすからいちいち留守電設定にしなくてもいい」という考えもありですが、採用担当者からすれば要件だけを簡潔に伝えて折り返しは要らない、という場合もあります。

要件を伝えたいのに留守電設定がされていないと、電話を切った後にメールしなければならなくなり採用担当者の手間をとらせることにもなります。

留守電設定にすると料金がかかる場合もありますが、不要なマイナス印象を与えてしますリスクは避けるために就活期間だけでも留守電設定にしましょう。

就活での留守電の設定とメッセージの例文

留守電を設定する場合のメッセージは自分の声で聞き取りやすく簡潔に入れることが大切です。

そのうえで必要なことは以下の3点と例文です。

留守電の設定ですが、呼び出し時間を何秒にするのかも重要です。

早すぎると電話に出られるのに留守電に切り替わったり、遅すぎると先方が電話を切ってしまいます。

最適なのは10～15秒です。

あとは自分が普段どこに携帯電話をしまっておいて、着信があればどれくらいで出られるかを計って調整しましょう。

就活の留守電で折り返しが必要な場合と不要な場合

基本的に着信があった場合、メッセージが入っていた場合は折り返しをします。

折り返し電話が不要な場合や電話は不要でも「メッセージを理解しました」とメールでの返信をしておいたほうがいい場合があります。

内容がやや複雑な場合や、日時などの連絡の場合は「＠月＠日　10時に面接ですね、承知いたしました」と確認の意味でメールすると担当者は安心します。

折り返し電話が不要な場合

それぞれ解説します。

１は明確に折り返しは不要とあるので、折り返しはNGです。

返事をしないと気になる、という方はメールやショートメッセージで簡潔に「＠＠大学の＠＠です、留守電のメッセージを確認しました。ご連絡ありがとうございます。これからもよろしくお願いいたします」と簡潔にメッセージを送ります。

２「詳細はメールでお伝えします」「用件は以上です。失礼いたします」などと要件が伝え終わっている場合もかけなおしは不要です。

しかし、１と同様に返事をしておきたい方は、上記のようなメッセージを簡潔に伝えましょう。

留守電に「また連絡します」というメッセージがあった場合はどうする？

最も難しいのは、企業の採用担当者から「また連絡します」というメッセージが残っていた場合です。

「また連絡します」というメッセージには時と場合によって2パターンの意味があります。

1つ目が社交辞令的に「また連絡します」と言っている場合です。

この場合は一応「また連絡します」と言っているだけで本当は「そちらから連絡してほしい」という思いが込められています。

こちらから折り返し電話をかけると「空気が読める学生だ」と好印象を抱かれます。

もうひとつが「また連絡します」と言っていますが、文字通りに「また連絡します」の意味で、本当に忙しく折り返されて困るので「またかけ直す」という意味です。 　 　 　 　

この場合はまた連絡がくるのを待つのが正解です。

微妙なところですが、わからない場合はこちらからかけ直しましょう。

この場合、メッセージを入れたときは忙しいことが予想されるので、1時間ほど時間をあけます。

本当に忙しい時間に電話をかけてしまった場合を想定して、「留守電に＠＠様からメッセージがはいっていたので折り返させていただいています、お手すきでしたらつないていただきたいのですが、お忙しいなら改めます」と配慮していることを含めて伝えるといいでしょう。

相手が留守電だった場合のメッセージの残し方

あなたが折り返し電話をすると、意表をついて採用担当者が出ずに留守電のメッセージが流れ始めたら内心焦ってしまいますね。

絶対にしてはいけないのはパニックになって電話を切ってしまうことです。

留守電につながることを想定して事前に伝えたいことを準備しておけば、パニックにはなりません。

頭の中に内容を整理しておくのはもちろんですが、できれば文章化しておきましょう。

メモに書いておいて留守電に切り替わったら「待っていました」とばかりにメモを読み上げます。

メモは簡潔に、声は大きくはっきりと読んでください。

メモを書いたら一度読んで読むスピードや聞き取りやすいかをチェックしておくとベストです。

こうすれば、先方は「留守電に切り替わることも想定してしっかり準備するリスク管理ができる人だ」と好印象につながります。

これさえやっておけば、留守電メッセージの前で躊躇することも、逃げたくなることもありません。

就活で不可欠の留守番電話設定　まとめ

１　就活で留守電設定は不可欠　お金がかかっても留守電設定にしましょう

２　基本はかけなおしですが、不要な場合もあるので見極めが重要

３　相手が留守電になっても、事前に伝える内容をメモしておいて慌てずに対応しましょう

最後まで読んでいただきありがとうございます。