就活生の多くはSNSでのメッセージ交換が多く、メールを使うことは少ないかもしれません。
ビジネスメールには書き方のルールがあり、ルールに則らないと「常識がない」と評価を下げることにつながりかねません。
基本的なルールを覚えて、テンプレートに落とし込んでいけばすぐに書けるようになります。
就活で学んだメールのマナーはビジネスでも使えますので、覚えておくとスキルアップに直結します。
この記事では就活でメールを使う場合のルールと、お祈りメールへの一発逆転につながるかもしれないメールの書き方とテンプレートを就活生からのメールに毎日目を通している社会保険労務士資格を持つ現役の採用担当者が解説します。
就活メールの送り方のルール お祈りメールへの一発逆転もあり
就活でのメールで必要なことは、採用担当者への気遣いです。
採用担当者は１日に何十通もメール対応しなければならない日があります。
いちいちメールを開かなくても大まかな内容がわかるようなメールは、担当者にとってはありがたいメールです
一番大事なことは「件名」です。
このメールの送り主は誰で何を書いているのか、それが件名に明確に記されてることが大事です。
件名に「大学名」「氏名」に加え簡潔な要件を入れます。
（例）＠＠大学〇〇 二次選考面接希望日の件
このようなメールを送ってくれる就活生は気遣いができると好印象がUPし評価が逆転することもあります。
次に大切なことは簡潔な本文です。
できるだけ簡潔な文章を心掛けましょう。
昨今の就活生は句読点が正しく打てないという印象があります。
普段SNSで句読点がない文章（ほとんど話し言葉）を書いている人は、「作文」に立ち返って句読点を打つ練習をしてください。
多くの就活生が話し言葉のメールを送ってくるので、正しい文章が書けるだけで好印象となります。
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基本的なルールを覚えるだけで大きな成果が得られのでぜひマスターしてください。
送信する時間にも気を付けましょう
深夜（特に０時以降6時未満）に送信すると昼夜逆転生活を送っているのかと心配されます。
就活メールの基本構成 返信を求める場合と署名
メール本文の基本的な構成は、以下のとおりです。
・宛名
・挨拶、名乗り
・本文
・結びの言葉
・署名
宛名 会社名 部署名 名前 の順番です
挨拶、名乗り 「いつもお世話になっております。＠＠大学〇〇です」
結びの言葉 「何卒よろしくお願いいたします」「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」などが定番です。
返事がほしい場合には「ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです」などにしましょう。
署名 ＠＠大学〇〇 emailアドレス 電話番号
e-mailアドレスだけでなく電話番号も書き添えましょう。メールの内容について問い合わせたいときに電話番号が書いてあるととても気遣いできる人だと思われます。
お祈りメールへの一発逆転メールの書き方
選考を通らなかった場合に企業から送られてくる「今後の就職活動の成功をお祈りしています」という「お祈りメール」。
就活生からすれば「お祈りしてくれるなら選考を通してくれ」という気持ちでお祈りメールに返信を書く気にもならないでしょう。
私は毎年新卒採用、中途採用合わせて数百通のお祈りメールを送っていますが、返信が来るのは２～３通です。
そして返信がくるのもほとんどが中途採用で、営業職の応募者が多いです。
これは何を意味するかといえば、現職の営業社員は顧客のメールにたいして何もリアクションをしないことはあり得ず、どんなメールに対しても返信をすることが染みついているからです。
就活で考えてみると、たとえお祈りメールでも、選考を受けさせてもらったお礼を送るだけでも印象はガラッと変わります。
新卒の場合は早期選考がだめだったとしても秋採用もありますし、第二新卒採用もあります。
何度でもチャンスがあるのでお祈りメールが来たとしても心を尽くした返信をすることで次回の逆転につながります。
失敗しない就活メールはどこまで書くか、テンプレート公開
OB・OG訪問依頼をする場合
（件名）【＠＠大学○○】OB（OG）訪問のご依頼の件
株式会社○○ 人事部 △△様
はじめまして。突然のご連絡で大変失礼いたします。
＠＠大学の○○と申します。
この度は、○○さん(大学のキャリアセンター)にご紹介いただき、OB(OG)訪問のお願いでご連絡を差し上げました。
現在、私は就職活動中で、貴社に大変興味をもっています。
そこで、ぜひ○○様にお会いして、貴社のお仕事などについてお話を伺えませんでしょうか。
お忙しいところ誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、お返事をいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
○○大学○○学科 ○○
携帯電話
気を付けないといけないことは、OB訪問を人事部が仲介する企業と受付ない企業があります。
また人事部に正面からお願いすると断られますが、関係者に内々にお願いすると会えるケースもあります。
まず、OB訪問したい企業があれば、その大学のキャリアセンターや、サークルの先輩などで就活生のOB訪問を人事部が仲介してるかを確認してからメールを送りましょう。
メールでエントリーシートの提出
（件名）【＠＠大学○○】 エントリーシートの提出のご連絡
株式会社○○ 人事部 △△様
こんにちは、○○大学の○○と申します。
いつもお世話になっております。
貴社の採用に係るエントリーシートを提出致します。
添付致しますので、ご確認いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご査収頂けますと幸いです。
では、どうぞ宜しくお願い致します。
○○大学○○学科 ○○
携帯電話
エントリーシート送付確認メールはぜひ送りましょう。
このメールを送る就活生は丁寧な人だという印象を抱きます。
テンプレートのコピペでいいので送ることをお勧めします。
面接などの日程調整のお願い
（件名）【＠＠大学○○】面接日程（〇月〇日 〇月〇日）調整のお願い
○○株式会社人事部 △△様
＠＠大学○○です。
この度は、面接のご案内をいただきありがとうございます。
面接日程の希望についてご連絡いたします。
下記の日程で、貴社にお伺いすることが可能です。
・○月○日（○）○:○○～○:○○
・○月○日（○）○:○○以降
お忙しいところ、お手数をおかけして申し訳ありません。
何卒宜しくお願い致します。
＠＠大学○○学部○○学科
○○
携帯電話
大切なことは日程調整など企業側の作業が伴うものは早ければ早いほどいいです。
締め切り直前に送信するのは絶対に避けましょう。
なぜなら締め切りのころは多くの返信メールがきて対応が大変です。
早めに送ると担当者の作業が余裕があるので印象が良くなります。
またどうしても希望日程を変更しなければならなくなった場合でも対応が可能だからです。（極力希望の変更は避けましょう）
面接を辞退する場合
（件名）【＠＠大学○○】〇月〇日 面接辞退のご連絡
○○株式会社 人事部 △△様
＠＠大学○○です
×月×日××時からの面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により、 今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
ご理解の上、ご了承のほどを何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
○○大学○○学部○○学科
○○
携帯電話
やむを得ず面接を辞退する場合は必ずメールを送りましょう。
よほど高評価の就活生の場合は引き止めの電話がくるかもしれませんが、面接辞退はよくあります。
採用担当者もメールを確認して面接名簿から削除するだけなので煩わしいことはありません。
無断で欠席は最悪です。
就職後にどこかで顔を会わせることがあるかもしれないので、メールを送るだけでいいので必ず辞退メールは送りましょう。
就活メールの失敗しない送り方 まとめ
１ 「件名」はとても重要
２ 文章は句読点を正しく打って簡潔に
３ ES送付メールは手間でも高評価、面接辞退メールは必ず送る
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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