採用でお断りしなければならない場面は企業側、応募者側それぞれにあります。
どちらにしても角が立たないように、後々に長引かないように済ませたいものです。
採用のフェイズによっても断り方は変わりますし、電話やメール、郵送などいろいろな方法があり、それぞれ適切な方法とタイミングがあります。
また正社員、アルバイト、パートなど雇用形態によっても断り方は変わってきます。
この記事では採用の断り方の基本的な考え方と、具体的な方法を企業側、応募者側、それぞれについて、10年以上新卒採用と中途採用を担当している社会保険労務士資格を持つ大手企業の人事部管理職が解説します。
採用の断り方 基本的な考え方
採用での断り方の基本的な考え方は後に悪影響を与えないことです。
これは企業側、応募者側双方に共通する考え方です。
できるだけ時間をかけずにシンプルにそして誠意をもって伝えることです。
断ることを決めたら出来るだけ時間を置かないことが重要です。
返答期限が設けられている場合、どうしても期限ぎりぎりまで引っ張ってしまいがちですが、返答期限を待たず、決断したらすぐにお断りです。
なぜ時間をかけてはいけないのか？
それは企業側がお断りする場合は、応募者が次の企業を探す時間が増えるからです。
応募者側が断る場合は、企業が次点の候補者に連絡する場合でも、新たに採用活動を開始するなど時間が必要になるからです。
お互い、次の段階にすぐに移行できるよう、決断したらすぐにお断りの連絡を入れましょう。
採用の断り方 企業側編
採用の断り方 正社員の場合 不採用の理由は答えない
正社員の採用をしていて断りの連絡する場合、基本はメールか郵送で伝えます。
電話は避けましょう。
不採用の理由を聞かれる場合があります。
必ずしも応募者に話せる理由だけではないですし不採用の理由を伝える義務もないのですが、応募者は不採用の理由を聞いて次につなげたいと考える人もいます。
正社員の採用で内定直前で断る場合、応募者との関係も近くなっていて理由を聞かれたら答えたくなるのですが、経験的には応募者が不採用の理由に納得し円満に終わることは少ないです。
お互い、早く切り替えるためにも郵送かメールが望ましいです。
そして、必ず応募してくれたことへの謝意を忘れずに伝えましょう。
採用の断り方 パート・アルバイトの場合
パートやアルバイトの場合は、スピーディーにビジネスライクに進めましょう。
期限までに連絡が来ない場合はご縁がなかったものとしてください、と事前に伝えておいてお断りの連絡はしないケースのほうが多いです。
パートやアルバイトの場合は企業側、応募者側ともにできるだけスムースに進めてもいい案件です。
採用の断り方 応募者側編 面接前後で大きく変わる！
応募者側から断る場合、応募後～面接前、面接後～内定前、内定後、と3つの段階があります。
各段階での断り方を解説します。
応募後～面接前の断り方
この段階では顔も合わせていないので、事務的にお断りをいれても問題ありません。
メールや電話で面接を辞退する旨を伝えればいいです。
理由を問われた場合は、簡潔に「他社で採用が決まりました」「個人的な事情です」といった理由で大丈夫です、企業側も一応、理由を聞いておきたい程度なので深く考える必要はありません。
断りの連絡を入れないのはNGです。
ビジネスマナーに反しますし、そういった悪印象は特に残りやすく、どこかで自分に降りかかってくることもありますので十分に注意してください。
面接後～内定前の断り方
面接でのやりとりや、企業の雰囲気からミスマッチを感じて選考を辞退する場合などです。
この場合、大事なことは一刻も早く断りの連絡をすることです。
内定がでてしまうと入社に向けたフェイズが進んでしまいます。
もし、面接で違和感を感じて選考を辞退するなら内定の連絡をもらう前です。
面接まで受けているのでまず電話しましょう。
担当者につながらなければ、もう一度かけなおしそれでもつながらなければメールでもOKです。
電話した事実は残るので失礼にはあたりません。
理由は本心ではなくても「他社で内定をもらった」「個人的な事情」など簡潔に伝えましょう。
内定後のお断り、内定辞退の方法
内定辞退は企業側にとって最も痛手となります。
どんな理由であれ企業側にとって内定辞退は簡単には受け入れ難いものです。
断り方も細心の注意が必要です。
１ 内定辞退を決断したらすぐに連絡
内定後は配属先や担当業務などを決めて受け入れ準備を進めているのでできるだけ早く連絡しましょう。
２ 基本は電話で断りの連絡をする
いきなりメールでの内定辞退は心象が悪いです。
３ 電話する時間は平日の業務時間内 できれば午前中
人事担当者も人間です。
業務時間終了間際に内定辞退という重い案件がふりかかるのは嫌なものです。
内定辞退を受けた場合、上司や場合によっては役員まで報告する案件ですので、報告しやすい平日の午前が望ましいです。
４ 理由はできるだけ真実を話しましょう。
企業側が納得するには説得力のある理由が必要です。
そうしないといつまでも引き止められる可能性があります。
可能な範囲で理由を説明しましょう。
ただし、条件や待遇が理由でもそれを伝えるのはNGです。
条件や待遇での不満であればそもそも選考を受けないか、受けても速い段階で辞退すべきと悪印象を持たれてしまいます。
電話やメールで使えるお断りの例文 企業側
まず、一般的につかえる例文です。
○○様
○○○○株式会社、採用担当○○と申します。
この度は、弊社へ採用試験にご応募頂き誠にありがとうございます。
また、先日はお忙しい中、弊社の面接にご足労頂き、重ねてお礼申し上げます。
○○様との面接を踏まえて、慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせて頂くこととなりました。
ご期待に沿えず申し訳ございませんが、何卒ご諒解頂きますようお願い申し上げます。
○○様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
なお、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させて頂きます。
略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。
採用の断り方 年齢を理由に不採用の場合は求人段階で明示
採用の募集要項に年齢制限を設けたり、年齢を理由に応募を断ったりすることは、雇用対策法で禁止されています。
年齢で働く機会を制限してはいけないという理由です。
しかし、以下の事由は例外として、年齢制限を設けることが認められています。
a:定年年齢を上限として、当該上限年齢未満の労働者を期間の定めのない労働契約の対象として募集・採用する場合（省令第1条の3第1項第1号）（定年年齢を上限に設定する場合のみ可）
b:労働基準法等法令の規定により年齢制限が設けられている場合（省令第1条の3第1項第2号）（下限のみ設定が可）
c:期間の定めのない労働契約の対象として、長期勤続によるキャリア形成を図る観点から、若年者等を募集・採用する場合（省令第1条の3第1項第3号のイ）（上限のみ設定が可）
d:技能・ノウハウ等の継続の観点から、特定の職種において労働者数が相当程度少ない特定の年齢層に限定し、かつ期間の定めのない労働契約の対象として募集・採用する場合（省令第1条の3第1項第3号のロ）（30～49歳の範囲内で上限及び下限のいずれも設定する場合に限り可）
e:芸術・芸能の分野における表現の真実性等の要請がある場合（省令第1条の3第1項第3号のハ）（上限及び下限の設定が可）
f:60歳以上の高年齢者、就職氷河期世代（35歳以上55歳未満）又は特定の年齢層の雇用を促進する施策（国の施策を活用しようとする場合に限る）の対象となる者に限定して募集・採用する場合（省令第1条の3第1項第3号のニ）（60歳以上の下限又は国の施策に該当する対象年齢の設定に限る）
参照：例外事由について/ハローワークインターネットサービス
年齢を理由に断ることはできません。
年齢以外の観点で選考を行いお断りしなければなりません。
必ずしも不採用の理由を明示する必要はないのですが、明示する場合は、「人員配置の関係上」など簡単な理由にとどめましょう。
採用の断り方 求人の定員に達した場合
この場合は「募集人員が充足しました」「応募数に達しました」など簡潔に書いて構いません。
メールでのお断りの例文 応募者側編
メールでお断りをする場合、件名には「内定辞退」など要件を明確にして名前も書きます。
件名：内定辞退のご連絡（名前）
本文：
＠＠株式会社 ○○様
お世話になっております。（名前）です。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
このような有難いお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、
今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
自分の適性や希望をもう一度考え直してみたところ、他社とのご縁を感じてそちらでお世話になろうと思いました。
お忙しいなか選考に貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になり大変申し訳ございません。
本来であれば貴社にお伺いし、直接おわびすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただければと存じます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
採用での上手な断り方 まとめ
１ 断りの連絡はできるだけ早く
２ 年齢を理由に不採用は法律で禁止
３ 内定が出ると企業側にはダメージが多いので、応募者側が断る場合は内定が出る前に
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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