採用の結果を通知するのはドキドキするものです。
よい結果であればいいのですが、悪い結果を伝えなければならない場合は気持ちが重くなります。
では連絡する場合はどんな方法でしますか？
郵送、メール、電話、採用サイトでの自動メッセージ送付機能を使う？それとも合格した場合だけ通知で不合格の場合は何もしないパターンもありますね。
それぞれ一長一短がありますが、気が重い手段ですが長い目でみれば良い結果に結びつく可能性が高い「電話」について、メリットとデメリット、最適なタイミングとトラブルを回避するやり取り方法を10年以上新卒採用と中途採用を担当している社会保険労務士資格を持つ大手企業の人事部管理職が解説します。
採用内定を電話で通知する意味とメリット、デメリット
採用結果の通知はメールが主流となっています。
メールを使うと応募者と直接やりとりしないので、悪い結果の場合の精神的負担が少なくなります。
一方で悪い結果の場合フォローの機会がないので、結果に不満を持っている応募者の不満解消の機会が失われ、ひいては企業イメージに悪影響を与えてしまいます。
良い結果の場合では相手の喜び方が見えないので、志望度合いを計ることができません。
一番良いのは直接会って通知することですが、効率や担当者の精神的負荷を考えると最適な方法ではありません。
次に良いのは電話です。
電話の場合、採用までの手続きや、入社日などのスケジュールについてスムーズに話を進められます。
また電話での受け答えから応募者の心情や反応を感じ取ることができます。
内定者の志望度合いを知ることができて、内定辞退の回避につなげることができます。
採用の各段階ではメールや採用サイトの一斉送信機能でいいのですが、最終選考の結果については最低でも合格者に、できるなら不合格者にも電話での通知が望ましいです。
採用内定を電話で通知するタイミングはいつ？
採用内定の通知は２～３日以内、最長でも1週間以内
結果通知はできるだけ早いに越したことはありません。
筆者の会社では、最終選考後に集計し事務局案を固め役員に決済をとり、即日に通知しています。
なぜ急いで通知すのか、それは面接後の応募者の気持ちが冷めないうちに通知して内定承諾を促すためです。
また、不合格の方にも面接の印象が残っている段階で結果を通知し、お互い顔を覚えている関係のなかで不採用の結果を教えることで、先方の納得感が増します。
経験上、時間が経過すればするほど内定辞退率は高くなります。
採用の結果通知は2～3日以内、早ければ早いほうがよく、最長でも1週間以内にしましょう。
採用内定を電話でする場合の注意点
１ 連絡する時間
午前中が望ましいです。新卒の場合、電話のタイミングで授業にでていたら昼休みにかけなおしを期待できます。中途の場合でも昼休みには対応してくれます。
逆に午前中にかけて、昼休みにかけなおしがない場合は志望度合いが下がっていることが予測されます
再度こちらからかけても、早い段階でかけなおしがない場合は要注意です。
２ 結果を通知して最初のリアクションを観察
応募者のホンネがでる瞬間です。志望度合いが高いのか、迷っているのか、それとも断るつもりなのか。
辞退が疑われる場合、繰り上げ合格の検討に入らなければなりません。繰り上げ合格者への通知も、時間がたてばたつほど他社の選考にながれたり辞退する可能性が高まるので、早急な対応が必要になります。
採用内定通知の受け答えと対応方法
①企業名、所属、氏名を名乗る、他社との併願も考えられるのではっきりと正確につたえる
② 電話した用件を伝え応募者が電話対応が可能な状態かを確認する
③まず応募への感謝の気持ちを伝える
ここまではビジネス常識の範囲内ですね。
ここからが採用独自のフローになります。
④合格の場合
・意思を確認し入社手続きの説明
・問い合わせ方法について案内する
電話番号、メールアドレスの確認（内定者、企業側双方）、担当者の名前を告げる。
できるだけ応募受付連絡先と内定者からの連絡先を分けたほうが無難です。分けないと応募受付連絡先に電話がかかってきて迅速に対応できないことがあります。
⑤応募者に内定保留を申し出された場合
返答期限（日にちだけでなく時間まで）を設定し、応募者から連絡してもらう。連絡先と担当者をはっきり伝えます。
応募者の状況を正直に話してもらい、回答期限の延期が受け入れられるのであれば、応募者が回答可能なタイミングまで期間を延ばします。
不可であれば待てる期間を伝えて返事を待ちましょう。その際、応募者の評価が高く社内でも期待が高いということを伝えましょう。
採用内定の電話への折り返しがこない場合は？
採用内定の電話への折り返しが来ない場合、応募者が逡巡しているケースが第一に考えられます。
新卒の場合は第一志望の企業で選考が進んでいて、第一志望企業の選考が最終段階か最終段階にとても近い場合です。
「ひとまず内定先を確保しておきたい」という新卒応募者であれば承諾の返事は早いのですが、喜び方が薄い場合は、このパターンだと考えたほうがいいです。
中途採用の場合は、新卒と同様にほかに志望度の高い企業の選考が進んでいる場合か、転職者であれば家族に転職について伝えていない場合があります。
どのパターンでもできるだけ早く応募者と直接話す必要がありますので、午前、夕方の２回電話してコンタクトをとりましょう。
コンタクトがとれたら応募者の状況を確認します。
そのうえで、返答期限の延長が申し出られたら、上記⑤の内定保留の場合と同様に対応します。
採用内定を電話で通知 まとめ
１ 最終選考結果は合格、不合格を問わず直接電話連絡が望ましい
２ 結果はできるだけ早く通知、
３ 応募者の受け答え方から志望度合や状況を感じ取る
最後まで読んでいただきありがとうございます。
コメント
コメント一覧 （10件）
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